***IMPORTANT MESSAGE – COVID-19 MEASURES MARCH 11, 2020

Dear Berkeley Academy Parents and Families:
The purpose of this letter is to inform you of Berkeley Academy’s current posture and plan of action that our school will enforce regarding the evolving situation of COVID-19 in Costa Rica. Based on comprehensive discussions and counsel from government officials of the Costa Rican Ministry of Health, Ministry of Education (Private Education Department) and Berkeley Academy’s administrative leadership, we have decided to suspend in-person classes and will transition to online classes beginning *Thursday, March 12.* In-person classes will resume as normal – unless otherwise notified – on *Monday, March 16 at 7:45am*.
Today, Wednesday, March 11, staff and students (Grades 2-12) will finalize testing their Virtual Classrooms (Google Hangouts Meet) and Online Learning Management System (Google Classrooms). Google made the virtual classroom software available to many schools worldwide affected by COVID-19 until July 1, 2020 and we applaud their effort and support during this time. We have already tested our online platforms in Middle and High School with great success. However, today’s training will ensure that staff and students understand how to utilize the software and it will be critical to a successful online learning community.
*Berkeley Academy’s Online Classroom Schedule (Grades 2-12) is as follows:*
8:00am – 9:15am – Class 1
9:15am – 9:45am – Break + Independent Work Session
9:45am – 11:00am – Class 2
11:00am – 12:00pm – Lunch + Independent Work Session
12:00pm – 1:15pm – Class 3
1:15pm – 1:30pm – Break + Independent Work Session
1:30pm – 2:45pm – Class 4
Lower elementary students (Grades Pre-K3, Pre-K4, Kindergarten and Grade 1) will be given take-home assignments and Project-Based Learning (P.B.L.) Initiatives outlined by their teachers with clear instructions on what to submit.
Faculty members will physically be on campus on Thursday, March 12 to ensure our online schedule is maintained and that our software is functioning properly. Berkeley Academy will also use this time to have our maintenance personnel conduct a deep and thorough cleaning of our classrooms and common areas, while disinfecting and sanitizing as per Ministry of Health guidelines for precautionary measures.
We truly understand that parents, students and families are concerned, but as a community we ask for your cooperation, patience and, most importantly, to remain calm. There have been many frantic messages with misinformation circulating in our country, leading to panic and hysteria. While fear is surrounding the rapid increase of reported infections of COVID-19, what does not get reported is that the vast majority of people infected recuperate from the virus easily and naturally with proper treatment, rest and care.
On the following page, we have outlined our actions and our updated positions regarding COVID-19.
Wednesday, March 11
Faculty and student software testing for virtual classrooms and online learning at Berkeley Academy campus. Regular dismissal.
Thursday, March 12
Virtual classrooms and online learning schedule begins (Day 1).
Berkeley Academy faculty and teachers will be on campus.
Maintenance personnel will conduct comprehensive sanitation and disinfection of classrooms, bathrooms, and common areas.
Friday, March 13
Virtual classrooms and online learning schedule continues (Day 2).
Monday, March 16
Berkeley Academy classes resume (on campus), unless otherwise notified.
Berkeley Academy Precautionary Measures (As Per Ministry of Health Guidelines)
* Students will be immediately sent home if they demonstrate any symptoms or viral infection such as, but not limited to: fever, cough, headaches, runny nose, wheezing, and sneezing. We will begin taking students’ temperatures before entering classes.
* Faculty, staff and students will ensure best hygiene and sanitary practices, reducing the spread of viral infection, by washing and sanitizing their hands frequently
* Beginning Monday, March 16, 2020, no visitors outside of Berkeley Academy Parents/Guardians, faculty, staff or students, will be allowed on campus for two weeks (Wednesday, April 1), or unless otherwise notified.
* All parents and families are obliged to report international travel (to any country) within the past 3 weeks or future plans to our administrative office. We recommend against any unnecessary travel abroad.
* Students (Grades 2-12) who are absent can participate in virtual classrooms and utilize our online learning management system. Lower Elementary (Pre-K3 – Grade 1) students will be provided “take-home” assignments. Students and parents are responsible for communicating with their instructors regarding missing or assigned classwork, projects and/or exams. Faculty and staff will be responsible for preparing “take-home” assignments for those students with extended absences.
* Maintenance personnel will implement a thorough and comprehensive cleaning, sanitizing and disinfecting of our campus.
* Students are to bring their own disinfecting wipes and sanitizer.
If you have any questions, concerns or comments regarding this letter, please do not hesitate to contact us through email or calling (506) 2203-4621 ext. #5.
Thank you for your support,
Peter J. Swing
Yorlenny Aguilar
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(SPANISH VERSION)
Estimados padres y familias de Berkeley Academy:
El propósito de este correo es informarles sobre la posición actual y el plan de acción de Berkeley Academy que será aplicada con respecto a la evolución de la situación de COVID-19 en Costa Rica. Con base de las discusiones exhaustivas y asesoramiento con funcionarios gubernamentales del Ministerio de Salud de Costa Rica, el Ministerio de Educación (Departamento de Educación Privada) y el liderazgo administrativo de la Berkeley Academy hemos decidido suspender las clases en persona y haremos la transición a clases en línea a partir del jueves, marzo 12. Las clases en persona se retoman normalmente, a menos que se notifique lo contrario, el lunes 16 de marzo a las 7:45 a.m.
El dia de hoy, miércoles 11 de marzo, el personal y los estudiantes (Grados 2-12) recibirán capacitación exhaustiva sobre cómo utilizar sus Aulas virtuales (Google Hangouts Meet) y el Sistema de gestión de aprendizaje en línea (Aulas de Google). Google puso el software del aula virtual a disposición de muchas escuelas en todo el mundo que han sido afectadas por COVID-19 hasta el 1 de julio de 2020 y aplaudimos su esfuerzo y apoyo durante este tiempo.Estos días hemos probado nuestras plataformas en línea en la secundaria y preparatoria con gran éxito. Sin embargo, la capacitación de del dia de hoy garantizará que el personal y los estudiantes comprendan cómo utilizar el software y será fundamental para una comunidad de aprendizaje en línea exitosa.
El horario de clases en línea de Berkeley Academy (Grados 2-12) es el siguiente:
8:00 am – 9:15 am – Clase 1
9:15 am – 9:45 am – Descanso + Sesión de trabajo independiente
9:45 am – 11:00 am – Clase 2
11:00 am – 12:00 pm – Almuerzo + Sesión de trabajo independiente
12:00 pm – 1:15 pm – Clase 3
1:15 pm – 1:30 pm – Receso + Sesión de trabajo independiente
1:30 pm – 2:45 pm – Clase 4
Los estudiantes de primaria (Grados Pre-K3, Pre-K4, Kindergarten y Grado 1) recibirán tareas en el hogar y las iniciativas de aprendizaje basado en proyectos (P.B.L.) descritas por sus maestros con instrucciones claras sobre qué hacer.
Los miembros de la facultad estarán presentes físicamente en el campus el jueves 12 de marzo para garantizar que nuestro horario en línea se mantenga y que nuestro software funcione correctamente. Berkeley Academy también se tomará este tiempo para que nuestro personal de mantenimiento realice una limpieza profunda y exhaustiva de nuestras aulas y áreas comunes, mientras se desinfecta según las pautas del Ministerio de Salud como medidas de precaución.
Entendemos que los padres, estudiantes y familias están preocupados, pero como comunidad, pedimos su cooperación, paciencia y, lo más importante, que mantengan la calma. Han habido muchos mensajes frenéticos circulando en nuestro país, que conducen al pánico y la histeria, que nunca es una posición estable para una comunidad, ya que muchas decisiones importantes son apresuradas. A pesar del aumento de las infecciones reportadas de COVID-19, lo que no están reportando es que la mayoría de los casos se han recuperado fácil y naturalmente con el tratamiento y descanso indicado.
En la página siguiente, describimos nuestras acciones y posiciones actualizadas con respecto a COVID-19.
Miércoles 11 de marzo
Pruebas de software para profesores y estudiantes para aulas virtuales y aprendizaje en línea en el campus de Berkeley Academy. Despido regular.
Jueves 12 de marzo
Comienza el aula virtual y el horario de aprendizaje en línea (Día 1).
La facultad y los maestros de la Academia Berkeley estarán en el campus.
El personal de mantenimiento llevará a cabo un saneamiento integral y desinfección de las aulas, baños y áreas comunes.
Viernes 13 de marzo
Las aulas virtuales y el horario de aprendizaje en línea continúa (Día 2).
Lunes 16 de marzo
Currículum de las clases de Berkeley Academy (en el campus), a menos que se notifique lo contrario.
Medidas de precaución de Berkeley Academy (según las pautas del Ministerio de Salud)
* Los estudiantes serán enviados de inmediato a casa si muestran algún síntoma o infección viral como, entre otros: fiebre, tos, dolores de cabeza, secreción nasal, sibilancias y estornudos. Comenzaremos a tomar las temperaturas de los estudiantes antes de ingresar a las clases.
* Los profesores, el personal y los estudiantes garantizarán las mejores prácticas higiénicas y sanitarias, reduciendo la propagación de la infección viral, lavando y desinfectando sus manos con frecuencia
* A partir del lunes 16 de marzo de 2020, no se permitirán visitas que no sean parte de Berkeley Academy. Los padres / tutores, el personal docente, el personal o los estudiantes podrán ingresar al campus durante dos semanas (miércoles 1 de abril) o, a menos que se notifique lo contrario.
* Todos los padres y las familias están obligados a informar viajes internacionales (a cualquier país) de las últimas 3 semanas o planes futuros a nuestra oficina administrativa. Recomendamos no realizar cualquier viaje innecesario al extranjero.
* Los estudiantes (Grados 2-12) que están ausentes pueden participar en las aulas virtuales y utilizar nuestro sistema de gestión de aprendizaje en línea. A los alumnos de Primaria Baja (Pre-K3 – Grado 1) se les proporcionarán tareas para llevar a casa. Los estudiantes y los padres son responsables de comunicarse con sus instructores sobre el trabajo de clase, proyectos y / o exámenes asignados o faltantes. La facultad y el personal serán responsables de preparar las tareas de “llevar a casa” para aquellos estudiantes con ausencias prolongadas.
* El personal de mantenimiento implementará una limpieza, y desinfección exhaustivas y de nuestro campus.
* Los estudiantes deben traer sus propias toallitas y desinfectantes.
Si tiene alguna pregunta, inquietud o comentario , no dude en comunicarse con nosotros por correo electrónico o llamando al (506) 2203-4621 ext. # 5.
Saludos cordiales, Peter J. Swing Yorlenny Aguilar
——– Peter J. Swing *President* *BERKELEY ACADEMY | *FOR MULTICULTURAL STUDIES www.berkeleycr.com
(506) 2203-4621 CR (506) 8582-2505 CR (415) 944-9392 USA pswing@berkeleycr.com